Jobchance Sekretärin – mehr als Mädchen für alles
6. August 2012 von Riedel
Laut Wikipedia ist ein Sekretär oder Sekretärin „ein Beruf in der Verwaltung mit Schwerpunkt auf Kommunikation. Sekretäre erledigen in der Regel allgemeine Büro- sowie Assistenzaufgaben, insbesondere die Korrespondenz sowie bereichsbezogene kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten.“ Dies ist vielleicht etwas beschönigend ausgedrückt. Man kann die Sekretärin auch als Mädchen für alles bezeichnen, deren Aufgabe es ist, Besucher zu empfangen und dem Chef die Arbeit zu erleichtern. Je nach Chef kann das erfüllend aber auch demütigend sein.
Nachteile
Kaffee kochen, Kopien machen, Telefonkontakt erstellen, Blumen gießen, usw. die Tätigkeiten einer Sekretärin können denen einer Hilfskraft ähneln. Teilweise schadet man bei dieser Tätigkeit auch seiner Gesundheit. Typische Probleme sind das „Office Eye Syndrom“, bei dem die Augen jucken und austrocknen oder auch der Mausarm, der auch Sekretärinnenkrankheit genannt wird. Auch Rückenschmerzen und Venenleiden durch das viele Sitzen gehören für viele Sekretäre/innen zum Alltag dazu.
Ein weiteres Problem ist in vielen Jobs, dass der Chef ohne seine rechte Hand aufgeschmissen ist. Häufig weiß die Sekretärin über den Betrieb, die Abläufe und die verantwortlichen Personen besser Bescheid als der Chef selber. In diesem Fall kann es passieren, dass der Chef von seiner Sekretärin abhängig ist und auch nach Feierabend und am Wochenende anruft, um Informationen zu bekommen. Dank Handys und Internet ist man immer erreichbar und kann sich kaum vor dem Chef verstecken. Das kann zu Stress und Burnout führen. Hier muss man sehr gut aufpassen, damit man sich nicht selber überfordert.
Vorteile
Es gibt wahrscheinlich wenig Jobs, die so abwechslungsreich sind, bei denen man so flexibel sein muss und so direkt an vielen Prozessen beteiligt ist, wie als Sekretärin. Ob es einem Betrieb gut geht und ob die Arbeitsprozesse funktionieren, liegt oft an der Sekretärin als Bindeglied zwischen Chef und Kunden bzw. Chef und Angestellten.
Ansprüche
Es gibt keine Ausbildung zur Sekretärin/Sekretär. In der Regel führt eine kaufmännische Berufsausbildung oder eine Ausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation ins Vorzimmer der Chefs. Allerdings gibt es auch genug Quereinsteiger, die nach einer anderen Berufsausbildung Sekretär/in geworden sind.
Die Ansprüche richten sich dann daran, worin auch der Reiz des Jobs besteht. Organisationstalent, kommunikative Fähigkeiten, am besten verschiedene Sprachkenntnisse, serviceorientiertes Denken und Handeln, Flexibilität und Zuverlässigkeit sind wichtige Soft Skills. Darauf muss man sich auch einstellen, wenn man als Sekretär einen Job haben möchte. Allerdings muss man sich auch nicht alles gefallen lassen. Gerade bei den häufig als „niedere Tätigkeiten“ bezeichneten Aufgaben, gibt es oft Reibungspunkte. Hier sollte man das Gespräch mit dem Chef suchen, wenn es organisatorisch keinen Sinn macht, beispielsweise Faxe verschicken oder Kopien machen an die Sekretärin abzugeben.
Als Chef bzw. Abteilungsleiter eines kleines Unternehmens kann ich nur sagen wie unentbehrlich es ist eine Assistenz bzw. Sekretärin/einen Sekretär zu haben. Die Aufgaben die sie übernehmen helfen dabei den Betrieb schneller bzw. effizienter voranzutreiben. Ohne diese Assistenz merkt man wie bestimmte Prozesse langsamer ablaufen v.a. wenn man sich um jede Kleinigkeit selber kümmern muss. Sekretäre müssen aber kompetent sein d.h. der Beruf ist nicht zu unterschätzen!