Gesund im Job – Der Gesundheitsblog

Ständig steigende Anforderungen und wachsende Konkurrenz sorgen bei vielen für Stress. Gerade dann, wenn der Schreibtisch voll ist und das Telefon klingelt und auch per E-Mail noch dringende Arbeitsaufträge eingehen, ist es wichtig, einen klaren Kopf zu behalten. Doch was tun, wenn man vor lauter Stress den Überblick verliert?

Organisation im Büro und unterwegs
Eine gute Organisation erleichtert uns allen, egal ob Angestellte oder Selbstständige, das Leben ganz ungemein. Im Büro und im Außendienst müssen Termine unbedingt eingehalten und Aufträge rechtzeitig bearbeitet werden. Im eigenen Interesse müssen natürlich auch die Rechnungen zeitnah geschrieben werden. Doch wie schaffen wir es, unsere Arbeit sinnvoll zu organisieren, ohne mit zu viel Planungsaufwand unnötig Zeit zu vergeuden?

EDV-gestützte Organisationshilfen
Bei der Verwaltung der Daten von Kunden und Geschäftspartnern kann ein Kundenmanager gute Dienste leisten. Für vielbeschäftigte Berufstätige gibt es spezielle Software, die die Kundenbetreuung viel übersichtlicher und weniger zeitintensiv werden lässt. Auch ein Mailingsystem mit Erinnerungsfunktion ist sehr sinnvoll und kann uns unterwegs an wichtige Termine erinnern. Die elektronischen Systeme haben gegenüber klassischen Notizzetteln den Vorteil, dass die Termine automatisch chronologisch sortiert werden. Darüber hinaus kann eine Datei nicht wie ein kleiner Zettel versehentlich in den Papierkorb geraten.

Mit System perfekt organisieren
Stress im Büro entsteht oft, wenn wichtige Unterlagen gesucht werden müssen. Wenn sich das Papier auf dem Schreibtisch türmt und womöglich noch auf die Fensterbank und den Fußboden übergreift. Mit mehr Übersichtlichkeit vermeidet man viel Stress. So hat es sich bewährt, nur noch die Dinge in unmittelbarer Nähe um den Arbeitsplatz herum zu platzieren, die man wirklich ständig benötigt. Dann ist alles Wichtige stets griffbereit, während nur gelegentlich Benötigtes nicht die Arbeitsfläche belegt. Außerdem erleichtert es die Tätigkeit, wenn man Papiere nicht auf eine allgemeine Ablage legt, sondern sie in einem Hängeordner grob vorsortiert. Generell sollte man nicht vergessen, überflüssig gewordene Unterlagen so bald wie möglich wegzuwerfen. Denn je weniger man sortieren und aufbewahren muss, desto einfacher behält man den Überblick.

Das papierlose Büro
Ist das papierlose Büro die Lösung allen Übels? Ein Vorteil der elektronischen Unterlagen besteht sicher darin, dass sie keinen räumlichen Platz beanspruchen. Sie können sich naturgemäß nicht auf dem Schreibtisch stapeln. Allerdings können auch Dateien im PC in einer ungeordneten Ablage verloren gehen. Dies hat dann eine längere Suche zur Folge. Dateien sollten immer so eindeutig wie möglich benannt werden. Bewährt hat sich neben einem aussagekräftigen Dateinamen die vorangestellte Angabe des Datums in umgekehrter Reihenfolge, z. B. 20121206 für den Nikolaustag. So können die Dateien in einem Dateiordner bei Bedarf chronologisch sortiert werden. Im Übrigen sollte man daran denken, auch elektronische Daten, die man nicht mehr benötigt, zu löschen. So wird der virtuelle Schreibtisch im PC aufgeräumt und gleichzeitig Speicherkapazität für Neues geschaffen.